多元化、机会与包容性

目录

• 一般信息
• 咨询
• 申诉
• 因利益冲突而投诉
• 平等就业机会责任
• 定义

就业歧视投诉手册

一般信息

§1.1 导言

劳动力参与办公室（OWE）不断努力实现工作场所的可持续转型，在这里，微妙的、公开的、人与人之间的和正式的歧视已成为过去。OWE 致力于协助各机构在整个投诉过程中促进公平、教育、培训和维护雇员的权利。

OWE 执行 DHRM 政策 2.05 平等就业机会，禁止歧视州政府雇员和州政府就业申请人。

DHRM 政策2 . 05还禁止对提出歧视投诉、参与投诉流程或反对歧视行为的个人进行报复。

本《平等就业机会歧视投诉手册》的目的是为 Commonwealth of Virginia Executive Branch agencies 的现任和前任雇员以及求职者提供有关提交平等就业机会歧视投诉的指导，并为州机构领导层处理平等就业机会投诉提供标准化流程。

我们调查歧视投诉的管辖权仅适用于现任和前任雇员，以及 Commonwealth of Virginia, Executive Branch agencies 的求职者，其雇员受《Virginia Personnel Act》保护。现任和前任员工应查看 § 2。2-2905。“某些官员和雇员免受《Virginia人事法》章节的约束”，以确定他们是否有资格向我们的办公室申报。免于适用我们的程序的员工，应就其雇主制定的投诉程序与其雇主联系，或向联邦平等就业机会委员会投诉。

§1.2 OWE 联系信息

人力资源管理部
劳动力参与办公室
101 N. 14th Street, 12 Floor
Richmond, VA 23219
电话：804-225-2136
网页：https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
电子邮件：owe@dhrm.virginia.gov

§1 。3 授权

劳动力参与办公室（OWE）在Virginia人力资源管理部（DHRM）内运作。双方共同致力于为英联邦提供广泛的领导、服务和指导。

OWE 执行州长关于机会均等的行政命令和 DHRM 政策 2.05、《平等就业机会》和《Virginia人权法》、1964《民权法》第七章以及所有其他联邦反歧视法。

§1.4 作用

OWE 是歧视投诉的上诉机构，但只有在雇用机构对投诉进行审查和裁决，并做出最终机构决定 (FAD) 之后才可使用。认为自己遭受歧视的员工必须首先向其所在机构提出投诉，该机构将对此事进行审查和可能的调查。如果雇员对机构的决定不满意，他们可以向 OWE 提出上诉。如需启动投诉程序方面的帮助，员工应联系其所在机构的人力资源部门。

在极少数情况下，OWE 可以直接受理歧视投诉。如果可能存在利益冲突 (COI)，监察员办公室将审查该机构尚未调查的投诉。这种情况需要特别考虑。

DHRM — OWE 平等就业机会歧视投诉程序允许员工：

1. 就有关歧视指控的裁定提出上诉 ，或
2. 以涉及机构领导的利益冲突 (COI)为由提出歧视投诉。

OWE 将对每项上诉和 COI 投诉进行评估，以决定是否受理。如果接受，将在行政允许的情况下尽快进行调查。如果被拒绝，则 OWE 对此事的介入将告结束。

对申诉和 COI 投诉的审查通常在3-4 周内进行。
一旦接受，调查一般会在180 天内结束。

由于人手不足或其他不可避免的延误，投诉审查和调查可能会超过规定的时间，但这种情况很少发生。

OWE 不提供法律建议。寻求法律建议的员工应联系就业法律师寻求指导。各机构如有法律问题，请联系总检察长办公室的指定律师。

§1.5其他机构资源

The Code of Virginia and Governor’s Executive Order prohibit discrimination in state workplaces on the basis of race, color, religion, national origin, sex, pregnancy, childbirth or related medical conditions, age, marital status, disability, sexual orientation, gender identity or expression, political affiliation, or status as a veteran.州政府雇员可利用多种资源提出他们对歧视或其他工作场所问题的关切。

总检察长民权办公室

总检察长办公室设立了民权办公室 (OCR)，负责受理有关就业歧视的投诉。

OCR 可以对投诉进行调查，将投诉移交给另一个有权机构，或寻求促进解决。

如果投诉没有得到解决，您可能会收到一份通知，告知您有权就歧视申诉提起诉讼。欲了解更多信息，请访问OCR 网站或致电 (804)225-2292 或发送电子邮件至civilrights@oag.state.va.us。

就业争议解决办公室

工作场所出现的投诉应得到公正和及时的解决。在选择合适的替代方案来解决工作场所问题或疑虑时，员工和机构管理层可以从劳动争议解决办公室（“EDR”）及其机构的人力资源办公室获得信息和指导。尽管EDR顾问不提供法律建议，但他们可以帮助确定相关政策，并可以讨论解决工作场所问题的各种选择。

EDR 不为员工或管理层辩护，而是提供公正的服务以协助解决工作场所争议。EDR 负责管理申诉程序和调解程序。两者都是解决工作场所纠纷的可行方案。

有关 EDR 流程的具体问题，建议联系 EDR。EDR 位于人力资源管理部，可致电 804-786-7994 或 1-888-23-ADVICE (232-3842) 与之联系。其他信息可在 EDR 的网站上找到。各机构如有任何法律问题，请联系总检察长办公室的指定律师。

联邦平等就业机会委员会

平等就业机会委员会是负责监督大多数联邦就业歧视法律的联邦机构。投诉可通过平等就业机会委员会网站提交。EEOC 将审查您提交的材料，并可能采取各种行动，包括开展调查、寻求通过调解解决问题，或向您提供 "起诉权 "信函，以便您提起诉讼。如需了解更多信息，请致电1-800-669-4000 。

注意：这些资源运作所依据的适用法律和政策禁止因投诉歧视或参与投诉（如提供证据支持申诉）而实施报复。如果您参与了这些资源中的一项，并认为您的雇主对您进行了报复，请联系相关资源报告报复行为。

咨询

§2.1 员工咨询

考虑提出申诉的员工可通过上述联系方式获得有关申诉和歧视投诉的保密建议。参见§1 。1 联系信息

在磋商过程中，OWE 人员将

• 倾听您的关切。
• 解释相关法律和政策。
• 就解决方案提供建议。
• 向其他州或联邦机构求助。
• 解释申报流程。

OWE不提供法律建议。寻求法律建议的员工应联系就业法律师。

§2 。2 机构咨询

OWE 还为各机构设立平等就业机会办公室提供指导。

OWE 人员将

• 审查机构现行的平等就业机会政策、员工构成和现有的投诉程序，提供平等就业机会调查模板，并在投诉程序和合理便利程序中提供咨询。
• 制定量身定制的实施计划，概述办事处的结构、人员需求和报告层级。
• 为领导层和员工制定和举办培训课程，以提高他们的意识和合规性。
• 建立数据收集和报告规程，以监测员工队伍的多样性并跟踪实现平等就业机会目标的进展情况。
• 提供持续支持、定期政策审查和持续改进举措，使平等就业机会办公室的职能与不断变化的法律和组织要求保持一致。

申诉

OWE 负责审查和裁决机构内与平等就业机会（EEO）申诉有关的上诉。提供全面服务的平等就业机会办公室负责处理最初的投诉、调查和解决方案，而上诉办公室则不同，它只专注于重新审议该机构做出的决定。其主要职能包括审查案件记录、评估是否遵循了适当的程序，以及确定初步调查结果是否有误。

该办公室确保联邦和州平等就业机会法得到遵守，对申诉进行公正审查，并发布最终决定或建议。此外，如果在机构的调查过程中发现差异，监察员办公室可就纠正措施提供指导，并建议改进政策和/或做法。OWE 的目标是为那些认为自己的投诉没有得到妥善解决的员工提供一个公平公正的机制，从而加强员工对该机构在机会平等和不歧视方面所做承诺的信任。

§3 。1 对机构最终决定提出上诉

OWE 是一个上诉机构，负责在雇用机构首先对歧视投诉做出裁决并发出 FAD 之后对其进行审查。声称受到歧视的州雇员必须首先 向其所在机构 提出歧视投诉，以供审查和可能的调查。请联系您所在机构的人力资源部门启动该程序。

OWE 利用在线投诉管理系统对该机构签发的 FAD 提出上诉。OWE 只接受及时在线提交的表格。见§2。1 提出上诉的时间要求

§3.2 对提出上诉的雇员的要求

OWE 不再接受邮寄或纸质投诉表。所有表格均应在线填写和提交。如果您需要帮助，请联系我们的办公室。

投诉人应遵循以下说明，以确保我们收到投诉。

1. 访问我们的网站，点击 "如何提出上诉"。该链接将带您进入一个名为 DHRM 申请表的网页，或者您可以点击此处的链接。
2. 对于报告类型，单击下拉菜单并选择EEO Appeal。
3. 完成所有标有星号 (*) 的部分。
4. 请仅选择贵机构受理投诉的依据。(例如，如果贵机构只接受年龄，则只选择年龄）。
5. 简要解释您不同意贵机构最终决定的原因。
   • 简短陈述中应考虑的要素：
     • 导致您向贵机构提出 EEO 投诉的简要事件时间安排，包括涉嫌歧视的日期
     • 简要提供支持您申诉的所有详细信息，以及您在投诉前为解决问题所采取的任何行动
     • 包括您不同意机构决定的理由以及您认为他们没有考虑的证据。
     • 请务必附上 FAD 副本
6. 除 FAD 外，请勿附上其他文件。请签名确认，就您所知所信，您所提供的信息均属真实。

注：请申诉人注意，在此阶段不能提供新证据。申诉人必须证明，根据调查期间已提交的证据，该机构本应得出对其有利的不同结论。

投诉一经提交，无需采取进一步行动。OWE 的调查员将对投诉进行审查，并将审查情况通知投诉人。

OWE 不再接受邮寄或纸质投诉表。所有表格均应在线填写和提交。如果您需要帮助，请联系我们的办公室。

如对申诉程序有任何疑问，可通过 (804)225-2136 与我们联系。您也可以给我们的办公室发送电子邮件：owe@dhrm.virginia.gov。

§3.3 机构发布最终机构决定的要求

机构在撰写最终机构决定 (FAD) 时应遵循以下说明。FAD 应当清晰、全面，并包括以下关键要素：

• 标题和机构信息 - 信函应包括机构名称、发布决定的办公室和详细联系信息。
• 案件标识 - 参考案件编号、投诉人姓名以及与投诉和上诉程序有关的任何相关日期。
• 问题陈述 - 明确概述申诉中提出的要求，包括对歧视、骚扰或报复的具体指控。
• 程序历史 - 概述投诉过程，包括采取的关键步骤、进行的调查和之前的任何裁定。
• 适用法律和政策 - 参考适用于案件的相关联邦和州平等就业机会法律、法规和机构政策。
• 结论和分析--详细解释所考虑的证据、适用的法律标准以及做出决定的理由。本节应逐一论述每项索赔。
• 最终决定 - 明确说明最终决定（例如，是否发现歧视）以及任何适用的纠正措施。
• 上诉权利和下一步 - 告知投诉人他们的上诉权利，包括时间要求、提交地点以及任何可供选择的争议解决方式。
• 联系信息 - 提供详细联系信息，以便进一步询问或澄清有关决定。
• 签名和日期 - 决定应由相关官员签名，并注明其职称和签发日期。

这确保了透明度、法律合规性以及向投诉人明确传达机构的决定。

如对申诉程序有疑问或需要帮助，可通过以下方式联系我们： (804)225-2136 。您也可以给我们的办公室发送电子邮件：owe@dhrm.virginia.gov。

§3.4提出上诉的时间要求

雇员必须在FAD 日期后的 15 日历天内向OWE 提起上诉。

上诉提交日期即为上诉提交到我们在线门户网站的日期。

如未及时提交上诉，上诉将被行政结案，只有在特殊情况下才可免责。

因利益冲突而投诉

§4.1条件

当出现以下任何一种利益冲突 (COI) 情况时，OWE 将直接处理歧视投诉：

1. 投诉针对的是一名机构负责人。
2. 投诉的对象是平等就业机会主管。
3. 该投诉是针对HR总监的。

注：要成为 COI 案件，实施歧视的个人必须是上述人员之一。仅凭这些人中的任何一人在所称事件中在场，并 不足以将投诉归类为 COI。在这种情况下，应首先向该机构提出申诉。更多指导见下文。

未归类为利益冲突（COI）的歧视案件将涉及针对主管、经理或同事的指控，而不是针对机构负责人、平等就业机会经理或HR总监的指控。

未归类为利益冲突（COI）的歧视案件将涉及针对主管、经理或同事的指控，而不是针对机构负责人、平等就业机会经理或HR总监的指控。

OWE 将对这些投诉进行评估，以决定是否接受。OWE 将立即书面通知其决定。如果接受，将在行政允许的情况下尽快进行调查。如果被拒绝，则 OWE 与此事的联系结束。

§4.2因利益冲突而投诉

请使用我们的在线归档系统*并按照以下说明操作，以确保我们收到您的投诉。

1. 访问我们的网站，点击 "如何提起利益冲突歧视诉讼"。该链接将带您进入一个名为 DHRM 申请表的网页，或者您可以点击此处的链接。
2. 对于报告类型，单击下拉菜单并选择 EEO 利益冲突。
3. 完成所有标有星号 (*) 的部分。
4. 请选择贵机构受理投诉的依据。
5. 简要说明您认为自己受到歧视的原因。*否则可能会延误对您投诉的处理。*
   • a.简要说明中应考虑的要素：
     • 事件简述
     • 提供您认为受到歧视的所有人员的姓名、电话号码、职务和受保护类别
     • 简要提供支持您的主张的所有细节
6. 请提供签名以确认您所分享的信息是真实的。

投诉一经提交，无需采取进一步行动。调查员将对投诉进行审查，并将审查情况通知投诉人。

如对申诉程序有任何疑问，可通过 (804)225-2136 与我们联系。您也可以发送电子邮件至 owe@dhrm.virginia.gov 联系我们的团队。

* OWE 将不再接受邮寄或纸质投诉表。所有表格均应在线填写并提交。如果您需要帮助，请联系我们的办公室。

请注意，向联邦提交申诉并不妨碍您向美国平等就业机会委员会（EEOC）提出联邦申诉。在 State of Virginia，自涉嫌歧视事件发生之日起，个人有 300 天的时间向平等机会委员会对拥有 15 名或更多员工的雇主提起诉讼，指控其基于种族、肤色、国籍、性别、宗教、遗传信息和/或残疾的歧视。在 State of Virginia，自被指控的伤害发生之日起，个人有 300 天的时间向平等机会委员会以年龄歧视为由对拥有 20 名或更多雇员的私人、城市或县级雇主提起诉讼。

§4.3因利益冲突提出申诉的时间要求

所有州政府雇员、前州政府雇员和州政府就业申请人，如果符合 §3 中概述的要求，均可提出歧视申诉。0条件

符合上述要求的人员可在最后一次被指控的歧视行为发生后的180 日历天内向 OWE 提起歧视投诉。

投诉提交日期是指通过在线系统提交投诉的日期。

平等就业机会责任

§5.1 员工责任

认为自己遭受歧视、骚扰或报复的员工在考虑或提出平等就业机会 (EEO) 投诉时有特定的责任，以确保公平、高效的解决过程。这些职责包括

了解平等就业机会保护措施--员工应熟悉平等就业机会政策、法律以及联邦、州 和机构特定法规赋予他们的权利。

及时报告 - 投诉必须在规定的时限内提交（请参阅上文有关时限和概述流程的机构政 策的具体章节），以确保审查资格。

提供准确完整的信息--员工应清楚地描述所指控的歧视或报复行为，包括日期、涉及的个人以及任何相关细节或证明文件。

配合调查 - 员工应真诚地参与调查，回答询问，并提供所要求的证据或证人信息以支持其申诉。如未在15 日历天内对询问做出答复，则可能导致投诉的行政结案。

举证责任--员工应明白，他们有责任通过提供足够的证据来支持自己的指控，从而证明自己的歧视或报复主张。

使用非正式解决方法 — 在提出正式投诉之前，鼓励员工参与调解或替代性争议解决（ADR）（如果有），以尽可能低的级别解决问题。对调解感兴趣的员工应联系DHRM劳动争议解决办公室（EDR）进行咨询。

保持职业操守 - 在进行投诉时，员工应遵守工作场所政策，避免可能影响调查的报复行为。

保护机密--员工应尊重所有相关方的隐私，避免透露案件的敏感细节，除非是处理过程中所必需的。

在需要时寻求指导 — 员工可以咨询其机构的平等就业机会顾问、HR代表或法律顾问，以了解他们的选择和后续步骤。

通过履行这些职责，员工可以帮助确保公平、彻底和有效的平等就业机会投诉程序，同时维护工作场所的诚信。

如果员工在机构面临不利情况，应联系其EEO/HR办公室。HR/平等就业机会工作人员将就如何进行申诉或提出歧视投诉提供建议。

如果提出歧视投诉，员工必须在 HR/平等就业机会工作人员的指导下熟悉其机构的平等就业机会政策、程序和相关表格。由于举证责任在员工，因此员工有责任提供案件文件。

除 OWE 的利益冲突 (COI) 流程中列出的某些情况外，员工不得直接向 OWE 提起诉讼。我们鼓励员工查看并了解 OWE 的流程，并负责及时向 OWE 提交上诉或 COI。

虽然雇员不能直接向 OWE 提起诉讼（COI 案件除外），但他们可以寻求咨询。OWE 可以就他们面临的情况提供指导，并在适用的情况下引导他们进入适当的申诉程序。请员工注意，他们可以同时向其雇用机构和平等就业机会委员会提出歧视投诉。

§5.2机构责任

Agencies must have EEO personnel that have received training in conducting EEO Investigations, preferably the New Investigators Training by the Equal Employment Opportunity Commission Training Institute.

Agency Heads, Managers, and Supervisors should receive relevant EEO training. Agency Heads should have awareness of complaints within their agency.

Agencies are responsible for developing EEO Policy statements and informing employees of such policies.

Agencies must inform employees and applicants of their EEO rights and ensure that all EEO posters are displayed in visible locations accessible to both employees and applicants.

Employees often struggle to determine whether they should file a grievance or if their situation constitutes discrimination. To address this, training and consultation should be available through the HR/EEO office. Agencies also reach out to OWE to provide such training. Agencies should also notify employees of their right to consult with the OWE for guidance.

Agencies must develop an EEO complaint process by which they can collect information related to allegations of discrimination. The agency complaint process should include detailed forms to collect information as well as have clear directions for the employee on how to fill the form and provide all information to create a case.

Agencies are required to respond to all complaints of discrimination in a timely and professional manner. Upon receipt of a discrimination complaint, the agency must acknowledge the complaint promptly and inform the complainant of the next steps in the process. Timely responses are essential to demonstrate the agency's commitment to addressing discrimination concerns, ensuring fairness, and maintaining trust. Acknowledging receipt of complaints helps to reassure employees that their concerns are taken seriously, promotes transparency, and minimizes the potential for escalation. It also supports a respectful and compliant workplace environment, aligning with the agency's legal and ethical responsibilities to address discrimination promptly.

The complaint must be received in a timely manner and the case should be investigated by trained employees as referenced above. There should be a timeline within which the case is accepted and investigated. This timeline should be communicated to the employee. Agency investigators must inform the employee in writing of the acceptance of their complaint. Acceptance letters should include when the complaint was filed, the allegations and issues the employee brought forward, and the allegations and issues the agency has accepted for investigation. A final agency decision must be issued at the conclusion of the investigation.

Agencies must inform employees of their right to file an appeal with the DHRM's Office of Workforce Engagement if they are dissatisfied with the final decision issued by their employing agency. Agency EEO personnel should familiarize themselves with the DHRM complaint process to assist employees in either filing an appeal to the FAD, as outlined above, or filing directly with DHRM in cases where DHRM accepts complaints directly, as specified in the COI section of the DHRM discrimination complaint process.

To protect employee rights to appeal within 15 calendar days of the FAD, the FAD must be dated the same date it is presented to the employee.

If an employee appeals the FAD and the appeal is accepted by OWE, the agency’s Human Resource Office and/or EEO Office is required to provide a copy of the agency FAD, including a copy of the employee's complaint form, the acceptance letter, attachments submitted by the employee.

Agencies that do not currently have an EEO complaint process as outlined above, should contact the OWE for consultation and support in building a comprehensive EEO process.

§5.3机构强制性平等就业机会报告要求

各机构负责按照DHRM的要求完成和提交一年两次的EDR/EEO案例报告。为此，各机构保存所有提交案件和相关信息的记录极为重要。各机构还应包括已向平等就业机会委员会提交的案件。报告的病例不应汇总。各机构必须单独列出每个案件，并包括每个案件的指控数量、问题、现状和结果。

OWE 将通知各机构何时应完成此类报告并将其交回 OWE。如对本报告有任何疑问，请联系 OWE。

6.0 定义

年龄：对40 岁或以上员工的歧视。

机构负责人：国家机构的主任、专员或其他任命的负责人，或受权代表机构负责人行事的个人。

上诉：上诉：雇员在收到有关平等就业机会投诉的最终机构决定 (FAD) 后提出上诉的过程。

依据（受保护类别）：员工认为导致工作场所不公平待遇或歧视的具体原因或特征（如种族、性别、年龄、残疾等）。

举证责任：指投诉人（雇员）有责任提供足够的证据来支持其关于歧视、骚扰或报复的申诉。投诉人必须证明他们受到了基于受保护特征（如种族、性别、残疾或年龄）的不利待遇，而且这种待遇违反了平等就业机会法。

肤色：基于肤色的歧视，与种族无关。

投诉：由雇员提出的正式指控，声称存在违反平等就业机会法的歧视、骚扰或报复行为。

利益冲突（COI）：一种因涉及高层领导（机构负责人、HR总监或平等就业机会主管）的歧视而引起的潜在冲突的情况。

残疾：基于身体或精神缺陷的歧视，这种缺陷严重限制了一项或多项主要生活活动。

歧视：歧视：基于种族、性别、残疾或年龄等受保护特征对个人或群体的不公平待遇。请参阅 DHRM 政策 2。05, 平等就业机会

平等就业机会 (EEO)：平等就业机会（EEO）：原则是所有员工在就业决定中都应得到公平对待，无论其受保护的特征如何。

平等就业机会调查员：受过进行平等就业机会调查培训的人员。

平等就业机会经理：负责处理 EEO 相关事务（包括歧视投诉调查）的人员。

最终机构决定 (FAD)：机构就正式歧视投诉向投诉人做出的书面决定，解释投诉结果并说明上诉信息。

遗传信息：基于个人遗传信息（包括家族病史）的歧视。

申诉：使用申诉表 A 提出书面申诉，说明所质疑的管理行为和疏忽、支持申诉的事实以及所要求的救济。

HR Director: 负责监督所有HR运营的个人。

调解：自愿调解：在调解员的协助下，个人可通过该程序达成协议，解决与工作有关的问题。

国籍：基于雇员出生地、血统、文化或语言的歧视。

种族：基于雇员的种族（或历史上与种族相关的特征，包括发质、发型和保护性发型，如辫子、锁发和麻花辫）或民族的歧视。

宗教：基于雇员宗教信仰或宗教活动的歧视。

报复：对参与受保护活动（如投诉或参与调查）的员工进行歧视或采取不利行动。