《信息自由法》（FOIA）

弗吉尼亚州信息自由法案 (FOIA)，位于 § 2 . 2 - 3700等。《弗吉尼亚法典》第 9 条规定，保证联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。

公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录——无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录均被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。

FOIA的政策规定，FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。为推进这一政策，FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以促进信息获取，而对保留公共记录的豁免条款进行严格的解释。

您的FOIA权利

• 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
• 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
• 如果您认为您的FOIA权利受到了侵犯，您可以向地区法院或巡回法院上诉，要求强制遵守FOIA规范。

向人力资源管理部申请记录

• 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、到现场或电话请求记录。FOIA不要求您以书面形式提交请求，也不需要您特别说明您是根据FOIA请求记录。
  • 从实际角度来看，将您的请求以书面形式提出可能对您和接收请求的人都有帮助。这使您能够创建请求的记录。也为我们提供了一个明确的声明，以避免因口头请求而产生误解。然而，如果您选择不以书面形式提交FOIA请求，我们不能拒绝回应。
• "合理的具体内容。"这是一个常识性标准。这并不涉及或限制您所要求的记录数量；相反，它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别和查找您所要求的记录。
• 您的请求必须要求提供现有的记录或文件。FOIA 赋予您检查或复制记录的权利；它不适用于您询问有关人力资源管理部工作的一般性问题的情况，也不要求人力资源管理部创建不存在的记录。
• 您可以选择接收人力资源管理部在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
  • 例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件或计算机磁盘以电子方式接收这些记录，或接收这些记录的打印副本
• 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您所寻求的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。

要从人力资源管理部索取记录，您可以将请求发送至 Mecca Hall，地址为：

• 101北14街， 12楼
• 电话 - ( 804 ) 773 - 0247传真 - ( 804 ) 371 - 7401
• 电子邮件 -提交 FOIA 请求

您还可以就有关向人力资源管理部索取记录的问题与我们联系。此外，信息自由咨询委员会可以解答您有关 FOIA 的任何问题。可以通过电子邮件联系委员会： foiacouncil@dls.virginia.gov ，或致电 ( 804 ) 225 - 3056或 [免费电话] 1 - 866 - 448 - 4100 。如需对人力资源管理部对 FOIA 请求的回应发表评论，请填写公众意见表。

人力资源管理部在回应您的请求时的职责

• 人力资源管理部必须在收到您的请求后五个工作日内作出答复。“第一天”是指收到您的请求后的第二天。这五天的时间不包括周末或节假日。
• 您向人力资源管理部申请公共记录的原因与我们无关，我们不能在答复您的申请之前询问您为什么需要这些记录。但是，FOIA确实允许人力资源管理部要求您提供姓名和法定地址。
• FOIA 要求人力资源管理部在五天期限内对您的请求做出以下答复之一：
  我们将向您提供您所请求的全部记录
  我们将保留您所请求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式回复您。该书面文件必须标明所保留记录的数量和主题，并说明弗吉尼亚州法典中允许我们保留记录的具体部分。
• 我们提供您所请求的部分记录，但会扣留其他记录。如果记录中只有部分属于豁免范围，我们则不能扣留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除需保留的部分，并将且其余部分提供给您。我们另外必须向您提供一份书面回应，说明《弗吉尼亚州法典》中规范不公开内容的具体条款。
• 如果人力资源管理部实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，解释无法回复的情况。这将使我们有额外 7 个工作日来回应您的请求，使我们总共有12工作日来回应您的请求。
• 如果您请求获取大量记录，并且我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而， FOIA要求我们在向法庭申请更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。

成本

• 您可能需要为从人力资源管理部索取的记录付费。FOIA 允许我们收取响应 FOIA 请求的实际费用。这将包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他费用。它不能包括一般间接费用。
• 如果我们估计回复您的请求的费用将超过200美元，再继续处理您的请求前，我们可能会要求您支付一笔押金，该押金不得超过估算金额。五天的回复期限不包括我们要求押金和您回复的时间。
• 您可以要求我们提前估算您所请求的记录的手续费。这样能够预先得知相关费用，也给您机会修改请求，以降低手续费。
• 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱，且该款项已超过30天未付款，人力资源管理部可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
• 参见DHRM FOIA 费用政策。

常用豁免

《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止向公众披露某些记录。人力资源管理部通常会保留记录，但以下情况除外：

• 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（《弗吉尼亚法典》 1 ）
• 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 2 ））或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 3 ）
• 供应商专有信息（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 6 ）
• 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前） (§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 12 ）